略谈机关档案工作当前的几个问题 [复制链接]

第3版()
专栏：

略谈机关档案工作当前的几个问题
曾三
档案工作的范围和它在机关工作中的作用
档案工作是一门相当复杂的专门工作，它的基本内容包括对档案材料的搜集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个部分。如果把它看成只是“保管保管”文件，只“起一把锁的作用”，那是错误的。档案工作的根本目的在于使用或利用档案材料。如果把档案工作看作只是保管文件，而不去进行整理、鉴定、统计和搜集，便谈不到利用档案材料，这样的保管就没有意义，并且也就不可能把文件保管得好。
档案工作包括机关档案室的工作和档案馆的工作。机关（包括一切国家机关、军队和军事机关、工厂、矿山、企业、农场、学校、团体、合作社等等）各单位在工作中所形成的一切文书，都应该立卷向机关档案室归档；各机关需要永久保存的档案，过了一定的年限，又应该向国家档案馆集中。在档案室和档案馆，要进行许多科学的整理和研究工作，以使档案材料为机关、为国家服务。这样有计划有步骤地把档案材料集中起来，整个的国家档案就反映着全国人民的生活和活动的各个方面，反映着人民的政治、经济状况和文化状况、生产斗争和阶级斗争状况，反映着科学、技术、文学和艺术的成就；因此，档案工作就不仅为机关工作所需要，而且也为人民和国家所需要，它不仅是机关工作的一部分，也成为我国科学工作的一部分了。
随着国家建设的发展和各项工作的需要，目前机关档案室工作必须普遍地科学地建立起来。机关档案室应该做些什么和它在机关工作中起些什么作用呢？根据现在了解，机关档案室至少有以下几项具体工作：（一）帮助文书处理工作部门正确地进行立卷和归档；（二）接收、登记、整理、保管和统计机关各单位送来的档案材料；（三）编制档案材料的目录、索引、专题卡片等；（四）进行档案材料的鉴定工作，并对档案材料的存毁提出意见；
（五）管理档案材料的阅览和出借；（六）根据机关工作的需要，从档案中提供有关材料；（七）根据机关领导人的指示，编印文件汇集；（八）按规定把长期保存的档案材料向指定的档案馆移交；
（九）完成机关领导人交办的其它档案工作任务。
档案室做好这些工作，第一，能够对机关的工作有直接的帮助。当机关各级工作人员在研究情况、解决问题或者总结工作时，他们可以随时调阅档案，或者要档案室供给一定的材料。档案室工作做得好的，还可以主动地随时为机关工作提供材料。第二，它可以把人民劳动的成果经过科学的整理鉴定，集中地保存下来，为机关、为国家积累历史材料，为各种科学研究工作进行准备。第三，档案室作好这些工作，建立起一套完整的制度，可以保障国家机密的安全；如果这套制度和文书处理部门配合得好，又可以防止文牍主义，克服官僚主义。
但是，对于档案工作在机关工作中的这些作用，我们有些同志了解得还不是很全面的，甚至有不正确的看法。如有的同志以为把档案锁起来就是档案工作的全部。有的同志认为档案工作不能为今天的机关工作服务，用不着付出过多的力量进行整理、鉴定、统计等工作。前一种看法在战争时期和地下党时期还可以说是有一部分道理的，因为当时文书档案不多，也没有更好的工作条件。但是现在情况已经完全不同了。后一种看法也只有一部分道理。要求档案工作为今天的机关工作服务，这是对的；但它是以过去的档案来为今天的机关工作服务的，因而必须把过去的档案整理、保管好才能发挥它的作用。今天的文书也必须经过很好的立卷和归档，才能使明天的档案工作很好地为机关工作服务。如果今天的档案工作还不能很好地为机关工作服务，这只能得出一个结论，就是档案室工作还没有建立起来，应该立即着手去建立它。有的同志还没有注意到档案工作在国家生活中所起的上述的第二点作用。他们或者以为这一点不属于他们的任务范围，或者以为他们那一部门的工作记录对将来没有什么用处，用不着长期保存，这些想法都是不对的。全国各机关、军队、工厂、矿山、企业、农场、学校、团体、合作社……所形成的一切档案材料，都是全国人民的财富，其中有许多部分是必须由国家集中统一地永久保存的，任何单位都有责任把它安全地定期地送到档案馆去。如果以为只有中央机关或高级机关的档案有保存必要或者只从本单位着眼来看问题，自以为本单位的档案不是国家的财富，都是错误的。有的同志对于档案工作的第三点作用，还没有足够的认识。他们只满足于老一套的比较简单的保密制度和文书制度，不知道文书档案日积月累，有增无已，没有一套完整的长期的制度就会控制不了，不知道我们的机关工作日益繁忙，如果没有一套科学的文书处理和档案制度，要严密地保守国家机密并反对文牍主义和官僚主义，也是困难的。机关档案工作的目前情况
我们党从来就是重视档案工作的，早在一九三一年，中央就规定了“文书处置办法”。这个办法的最后一句说，要把文书整理一份入库，备交将来革命胜利后的党史委员会。我们档案工作者看了这一句，极受感动，百倍地增加了对档案工作的热爱。但是，由于我们过去处在地下状态和战争环境，时常受到反动势力的迫害，我们党和革命政权所保存的档案材料毕竟还是不多的，也来不及创造一套文书处理和档案管理的科学方法。
革命胜利后的五、六年来，随着工作的发展，机关的文书日渐增多，许多机关都已经开始建立了文书处理工作和档案工作。一九五○年，苏联先进的档案工作理论和经验传入我国以后，许多机关召开了档案工作会议，中共中央办公厅秘书处还创刊了“档案工作”杂志。中国人民大学于一九五二年创办了档案专修班（一九五三年改为专修科），成立了档案教研室，在苏联专家亲切的帮助下，培养了干部，编译了业务书籍，组织在职干部进行了业务学习，并已着手进行有关中国档案史材料的收集。无疑的，这些工作对于提高文书处理和档案工作人员的思想水平和业务水平，对于改进机关档案工作，是起了作用的，并且为它在今后的发展打下了基础。
但是，整个说来，我们过去几年的工作还远远落后于实际工作的需要。过去几年我们还是处在交换经验、学习苏联、培养干部、局部改进的阶段，少数机关对文书处理和档案工作虽然有了一些改进，但是就全国来说还没有一个统一的、科学的和系统的做法，并且还有不少机关的文书处理工作存在着很大的缺点。有些机关的文书登记和保管制度还不健全，许多文件下落不明；许多事情的来文和去文分家，使得立卷工作无法正确进行；处理完毕的文书，还分散保存在承办单位或承办人手中，没有立卷和归档。许多机关的档案室所收到的大部分档案材料，是从收发部门“归档”的，而不是由文书处理部门归档的；文书处理部门不进行立卷便把零散的档案材料一包一捆地去归档的现象，更是非常普遍。
除文书处理工作还不健全、归档制度还没有正确地建立以外，机关档案室的工作还普遍存在以下的缺点：（一）保管的档案不完整；（二）整理的方法不科学；（三）鉴定无标准，甚至随便销毁档案材料；（四）档案机构不健全，甚至有的机关还根本没有档案室，只是派一二个同志把档案锁起来。
许多机关由于各单位分散处理和保管文件，它的档案室就只保存了机关办公厅（室）的一部分文件，而且又是送来就收下，不送来也不要，实际只进行了本机关一部分文件的立卷和保管工作，没有起到机关档案室应有的作用。这样不但档案的安全无法保证，而且在使用档案的时候也是非常不便的。
整理档案的方法，各机关也还是不一致的，并且还有不少是沿用十进的图书分类法或按“门、类、纲、目”保存，没有系统地装订成卷，有的只按收发文编号保存，有的根本没有目录。文书用纸和排写格式不一致，来去文电分家，又增加了整理工作的困难。在档案文件的销毁方面，没有明确的标准，有的同志把自己认为无保存价值的都销毁，这样就造成了许多损失。例如有一个市委宣传部管理文件的同志认为底稿无用，就把一年半时间所积存的文件底稿全部销毁。还有一个市人民政府把接收来的旧档案烧去百分之九十。许多机关销毁档案以后，没有留下目录，所以究竟销毁了什么，也无法知道。近几年来，一般的都已经停止了随便销毁文件的做法，但是对于日益增多的文书档案应如何分别处理，还没有办法。
最后，许多机关档案室的组织很不健全，档案工作人员的质和量都不足。有的档案工作人员，文化程度太低，健康状况不好，只能做一些看管工作。某些档案工作人员对这一工作的认识还不全面，不安心工作。有的机关不肯派适当的干部加强这一工作，或者由于其他工作需要人，又把熟练的档案工作人员调走，以致干部调动太多，难以积累经验。
当前机关档案工作的中心任务
我国档案工作目前急待解决的问题，是如何建立和改进机关档案室的工作。
为了健全机关档案室的工作，必须改进机关文书处理工作。机关的文书处理工作和档案工作，都属于秘书工作范围，当机关的工作范围较小的时候，可以由一个工作部门甚至一个工作人员担负，但是现在各机关的工作范围都很大，这两项工作就必须分工而又密切地合作，才能对机关工作发挥更好的作用。健全的文书处理工作不仅对机关的领导工作有帮助，而且是作好机关档案工作的先行条件。例如文书的纸张格式不统一，来文去文无联系，文书处理单位不立卷等等，都直接影响到档案工作的建立和健全。档案工作者是关心文书处理工作的，并且有责任帮助文书处理部门进行立卷工作。当然，档案室没有建立好，反过来也是要影响到文书处理工作的，如档案保管方法不科学，当机关领导人或文书处理部门需要档案材料时供给不上，就要给工作增加许多困难，所以文书处理部门也应该关心机关档案室的工作。
有人说，文书处理部门是办理文书的，不能做立卷工作。这是因为他们不知道立卷工作必须成为文书处理工作的一部分。当文书处理部门办完文书以后，把一件事情的一切有关文书集中起来加以整理立卷，是不费大功夫的，也会做得正确。如果把办理过的文书一堆一捆地移交给档案部门立卷，而档案工作人员又不曾经手办理文书，所以在立卷的时候要保持文书中的固有联系就会发生很大的困难。有人说，文书处理部门立了卷，档案部门不是没有事干了吗？这是不对的。档案室有它自己特定的上述九项任务。如果要档案室接收分散的文书来立卷，就不但不容易作好，也无法完成自己的任务。
为了改进文书处理工作和健全机关档案室工作，必须对文书处理工作和档案室工作的做法有一个统一的基本的规定。现在，省委以上的党的组织的文书处理和档案工作已经有了一个比较完善的条例，并经中央批准；中央并指出，其它机关也可以仿照它来改进和健全本机关的文书处理和档案工作，并着手制定自己的条例或细则。照这样做下去，再制定一个合理的销毁制度（如制定一个档案材料保管期限表），机关档案室的工作就可以打下基础了。
但是，要贯彻上述原则，是不很容易的。因为许多同志的旧观念旧习惯不容易一下改过来，有的机关也还缺乏干部和干部缺乏业务知识。改变旧观念和旧习惯，要做许多宣传说服和批判工作。如有的同志对文件分散保管已成习惯，觉得交由档案室集中起来反而使用“不便”（如确实“不便”，只是因为档案工作有缺点，应从改进档案工作的管理入手）。有的同志不赞成由文书处理部门立卷，有的同志还留恋旧的整理档案的方法等。为了实行科学的档案工作方法，应该介绍苏联的先进经验，使档案工作人员取得业务知识，提高业务水平和思想水平。为了加强文书、档案工作，我们也要求各机关各单位的负责同志，特别是办公、秘书部门的负责同志，为文书处理部门和档案部门配备必要的干部，并经常关心他们，提高他们。有些机关的档案工作干部，流动性大，今后也应该防止。
为了做好这些工作，培养干部问题是重要的。除中国人民大学档案专修科准备扩大成为历史档案系、可以培养更多更好的干部外，应加强和提高现有的在职干部。培养干部，是不能专门指望中国人民大学的，因为它能收容的学生是有限的，我们要普遍地提高业务知识，基本的办法就是进行业务学习。所有在职的档案工作人员应该安心工作，努力学习，提高业务，并希望有更多的优秀干部走上这一新的工作岗位。
档案工作者应有的认识和努力
方向
档案工作既然不是什么可有可无的工作，而是党和人民的事业中一项很重要的事业，在这一个岗位上的工作人员，就必须对自己的工作有正确的看法和做法，才能完成任务，不断地提高自己和提高业务。我在这里想贡献几点意见：
首先，档案工作人员，和文书处理工作人员一样，都应该对自己的工作有正确的认识，应该重视自己的工作；不管你怎样感觉别人不重视这一工作，你自己应该坚定地重视它、热爱它。我们要相信，档案工作必须做好，党把我这样的人分配来做档案工作，就是因为党的事业需要我，因此我就应该下决心做好这一工作，并且做一辈子。如果其他同志不了解这一工作的重要性，就可以理直气壮地向他解释，把档案工作对今天的机关工作起什么作用，对科学研究工作起什么作用，它怎样用昨天的档案为今天的工作服务，又怎样准备用今天的档案材料为明天的工作服务，以及档案工作的其他方面，都向他讲清楚。一次讲不透，下次再讲，直到对方同意为止。我们的党从来是重视档案工作的，今天又正在加强档案工作，我们自己还有什么可以怀疑的呢？
第二，要努力学习中国的和世界的历史，学习中国共产党的历史，学习马克思列宁主义，学习毛泽东同志的著作。作档案工作不懂历史是不行的。档案就是历史。我们曾经遇到过这样的老文件，由于过去文书处理工作的缺点，在文件上既无题目，又无出文机关和年月，使人很难判断它的历史价值。如果没有丰富的历史知识，就无法进行整理，更不用谈研究了。整理和研究党的历史档案，最多也不过三十多年，还好办一些，要整理和研究我国革命前的历史档案，就更难了。同时，如果只知道一些历史事实，而没有马克思列宁主义的立场和方法，不能运用历史唯物主义的思想观点，也决然做不好整理工作。
有的同志文化程度太低或者不高，应该先集中力量学习文化。只有提高了文化以后，才有可能学习马克思列宁主义和毛泽东同志的著作。
第三，要经常研究党的政策、国家的法律、法令和建设计划等等。档案工作人员如果不这样，就不能熟悉党和国家机关目前要做什么，就不知道怎样运用档案材料来为今天的工作服务，主动地帮助本机关的工作，也不可能帮助文书处理部门进行立卷工作。
第四，要学习业务。档案工作是一门科学的工作，不是简单的技术工作，要做好这一工作，不但要具有历史知识和马克思列宁主义的修养，不但要研究政策和法令，而且要有丰富的业务知识。苏联的档案历史和档案工作理论应当学习，中国的档案历史和档案知识也要学习。只有很好地进行学习，才能在工作中少走弯路。现在，中国人民大学已编译了四本关于文书处理和档案工作的书籍，中共中央办公厅秘书局和国家档案局准备扩大地发行“档案工作”这一刊物，我们又有了一个关于文书处理和档案工作的暂行条例，它们都为我们进行业务学习造成了很好的条件，我们应该很好地利用这些条件。
苏联的档案工作理论和经验，对于我们改进工作是很宝贵的，已经使我们少走许多弯路。我们还要好好学习。我们学习苏联经验，应当具有虚心的态度和实事求是的精神，反对保守思想和机械搬用。几年来的工作和学习证明，苏联的档案工作理论和方法，也像其他科学理论和方法一样，是世界上最先进的；因此，墨守成规的保守思想是不对的。但是苏联档案工作的理论和方法，对我们每一个机关、每一个档案单位的具体做法只是行动的指南，不是教条；因此，如果不通过认真地和系统地学习就急躁地要求改变旧规，或者不研究具体的情况就机械地搬用某些条条，也是不对的。
最后，我们要时刻保持高度的政治警惕性，严守国家的机密。我们应该了解自己的岗位是守卫着国家的档案文件，牢记着国家档案文件是敌人每时每刻都企图破坏和盗窃的，因此我们对自己的身份，我们档案室和档案馆保存什么和做些什么工作等，应该守口如瓶。