信息管理系统显神通 [复制链接]

第12版(企业界)
专栏：头条竞赛

　　产值增加，效益下降，面临市场竞争的严峻形势，传统的开发新产品、开拓市场、加强管理等手段，效果都不明显；转为现代化的信息技术管理，取得了出人意料的效果——
　　信息管理系统显神通
　　烟台汽车制造厂总会计师 杨福金
　　管理滞后严重影响企业生存和发展
　　1993年以前，我们企业效益一直较好。此后，汽车市场开始滑坡，竞争日趋激烈，企业的产品销售规模虽然每年以20％的速度增长，但经济效益却逐年下降。
　　为了改变被动局面，提高经济效益，我们一方面开发新产品，适时调整产品结构，大力开拓市场，另一方面眼睛向内，向企业管理要效益，但都不能根本扭转局面。我们深切意识到，落后的管理手段及滞后的信息反馈机制，已明显不能适应市场竞争的需要，管理落后已成为严重影响企业生存和发展的突出矛盾，迫切需要应用先进的计算机技术进行管理创新，在财务管理方面显得尤为迫切。
　　成本的核算与控制迫切要求利用计算机进行管理。由于汽车产品结构复杂、零部件繁多，产品开发过程利用手工很难准确地计算新产品的设计成本，企业曾多次出现新产品投产后发现其设计成本高，销售价格市场无法接受而停止生产的情况。
　　资金的核算与管理迫切要求利用计算机进行控制。在储备资金的管理方面，传统的手工操作只能提供仓库材料的综合成本，无法控制个别材料的积压和浪费。我厂的成品资金占全部流动资金的70％，而这些资金又以发出商品的形态存放在全国各地的430多个经销单位里。1995年我们曾组织10多名会计人员历时一年，到各地公司核对发出商品和应收账款，在核对中发现企业本身的账簿记录差错1100多笔，发现市场存放的发出商品的潜在损失达几百万元。
　　企业的基础管理迫切需要计算机进行辅助管理。企业内部是以经济责任制进行人、财、物的管理，经济责任制是以企业的基础管理为前提，材料消耗定额、工时消耗定额的制定、执行、考核、修订和管理，在一个多品种、多生产步骤的企业里，也急需采用计算机管理。
　　运用计算机信息系统，各项管理全面改观
　　1996年以来我厂投资200多万元，与浪潮集团通用软件公司合作开发了“烟台汽车制造厂企业管理信息系统”，实现了财务系统与销售、供应、生产等系统的信息集成和数据共享。
　　这套信息管理系统的突出特点是“以财务管理为中心，以成本控制为重点”的大财务思想。产、销、存一体化，一张发票、一张入库单输入计算机，仓库、车间、厂部的业务核算、统计核算、会计核算全部由计算机自动完成。突出一个“管理”，追求一个“效益”，使我厂的财务会计由单纯核算型向管理型迈出了成功的一步。
　　我们在顺利运行财务系统的基础上，开发、运行了销售子系统。销售子系统可以自动登记财务的产品销售、发出商品、应收账款、应交税金等账簿，使企业能够准确掌握库存产成品、市场发出商品的型号、数量、底盘号码、发动机号码和存放时间，进行产成品的时效考核，避免库存商品人为地长期存放所带来的损失。由此，我们已适时地处理积压商品车1245辆，回收货款2900万元。系统还准确地反映各地区、各代销商的销售数量，为制定销售策略提供依据，也为避免呆账损失提供依据。
　　企业资金成本得到有效控制
　　采购、仓储子系统也建立起来了。采购管理子系统能够自动检测所输入的发票单价，如果发票单价高于合同单价，计算机自动提示：“该发票需要核价”，保证了发票审核的及时、准确，堵塞了所有能够预见的漏洞。
　　系统还可以进行材料采购成本的考核与监督。我厂年销售额近4亿元，采购成本就占近3亿元，降低采购成本成为增加企业效益的重要途径。系统可以准确地统计各采购部门某一查询区间的采购品种、采购总量、该品种的上年采购单价、当期采购单价，从而计算出各部门成本降低额和降低率，计算出相应的材料采购节约奖，解决了长期以来手工统计不真实、不准确的问题。仅去年一年就节约采购成本900多万元。
　　我们还开发出材料超储备占用自动报警功能，可以分品种统计每一种物料的超储备占用时间和超储备占用金额，有效地防止不良资产的产生。采购部门已清退生产上不需要的发动机、前后桥等十几种，值553．2万元。
　　生产计划系统根据生产计划和上月末实际库存情况，采用最佳经济批量的科学方法，形成材料采购计划并可对生产计划的完成情况进行动态监控。通过生产计划系统的限额领料，对制造成本进行了有效的控制。
　　成本核算子系统能够完成产品或零部件标准成本的制定，计算入库产成品或自制半成品的标准成本和标准成本差异，能够从价格成本差异和用量成本差异方面进行控制，为企业分析生产成本提高或降低的原因提供了详细资料。
　　“基础数据子系统”为成本核算系统提供了材料消耗定额和工时定额，为产品投产决策提供第一手资料。今年7月份，我厂新研制一种车型，市场所能接受的销售价格是2．18万元，而经计算机汇总的材料成本就达到2．2208万元。这个产品最终因为没有毛利而放弃批量投产。运用这套系统，产品设计开发人员能够随时统计和汇总新产品的设计成本，控制设计目标成本，为企业开发适销对路的产品起到了积极的辅助作用。