档案：企业的宝贵资源 [复制链接]

第5版(教育·科技·文化)
专栏：

　　档案：企业的宝贵资源
　　本报记者 丁玎
　　在很多人眼里，“档案”是个神秘的字眼；而说起“企业档案”，也许很少有人会想到它能给企业带来巨大的经济效益。前不久召开的全国企业档案工作座谈会上，一直在幕后默默耕耘的档案工作者走上了前台，讲述了一个又一个档案在企业发展中发挥威力的故事。
　　为企业改革“护航”
　　一位企业管理人员说：档案对企业来说，有时就如同救火器材，平时可能用不上，但在企业发展的关键时刻，没有它是万万不行的。
　　对此，马鞍山钢铁公司参与股份制改制的同志深有体会：“没有档案，股份制改制寸步难行。”按法律规定，股份制改制招股说明书中的每个条款都必须以事实为依据，需要查阅大量的档案资料。马钢在起草说明书时就有1100多个问题需要以档案为凭证。股票上市工作启动后，公司和港方的第一次联合会议从早上8时一直开到晚上12时，双方在企业重组和关联交易等方面分歧较大，一直争执不下。这时，境外律师和主承销商代表提出：如果马钢资料齐全，可以连夜研究。由于事先准备充分，在场档案人员及时将档案资料提供给港方专家，他们一直看到凌晨4时，认为资料准确齐全，有说服力，商谈会议取得了成功。
　　“机遇偏爱有准备的头脑”。去年，北京水泥厂作为全国第一家“债转股”试点企业，能在短期内债转股成功，就得力于准备充分的档案。债转股最主要的基础工作是要求企业及时系统地为有关部门提供齐全、完整、准确的档案资料，以通过评估、评审等程序。该厂档案人员在进行评估的一个月内，迅速、准确地提供了建厂批复、可行性研究报告、设计、工艺流程文件，土地、矿山、房屋使用权证，各种购销、技术、贷款和劳动用工合同，商标、专利文件，竣工决算文件，财务报表、会计凭证、账簿等档案资料302卷次，复印档案资料近20000张，从而顺利通过资产评估，为企业尽快摆脱困境赢得了时间。
　　做技术创新后盾
　　企业要发展，技术创新必不可少，而技术创新离不开企业科技档案的支撑。企业档案中的产品档案、基建工程档案、科研档案、设备档案，筑成了座座拥有丰富矿藏的“矿山”，让企业技术人员取之不尽，用之不竭。
　　在青岛远洋运输公司，科技档案创造了可观的经济效益。1998年，仅公司下属的荣远船贸公司就利用装载手册、总布置图、舱容表和进坞图等船舶档案资料，成功研制出了船用装载仪，为公司创利和节约费用40万元。在大庆油田，以“新时期铁人”王启民为代表的油田科技人员，凭借数万卷油田地质档案资料和几十万个岩芯资料，经过科学分析研究，反复摸索实践，提出了“表外储层开采”理论和方案，对过去认为没有开采价值且无法开采的20厘米以下的薄油层进行了成功的开采，使老油田焕发了青春。
　　在北京城建集团，无形资产被激活，尘封多年的科技档案创造出了活效益。该集团下属的城建设计研究院档案信息中心被誉为科研设计人员的“智慧库”，收藏着建院40多年来积累的包括北京一、二期地铁在内的宝贵技术档案20多万卷，年均为工程设计人员提供利用2万多卷次，晒图、复印资料30多万张。档案人员走出以自我为中心、看摊守业的旧模式，变坐等接待为跟踪上门，从二线走到一线，根据一线施工需求，送图纸到现场。在企业科技档案的帮助下，该集团相继成功中标和承建了首都国际机场新航站楼、国际科技会展中心、中华世纪坛、外埠高速公路、伊朗德黑兰地铁等国内外大型项目，最近又与国内同行联手中标著名的中国大剧院工程。
　　让企业管理透明
　　企业档案是企业实行厂务公开内容的主要部分。近年来，不少企业档案部门为实行厂务公开和民主监督积极提供档案，调动了职工参与企业管理的积极性，充分发挥了档案的原始凭证作用。
　　石家庄天同拖拉机有限公司的档案部门在企业改革、资金运作、生产经营、职工收入等方面发挥了档案工作对民主管理和民主监督的保障作用，获得了经济效益和社会效益的双丰收。1994年6月，企业领导班子调整后，把实行民主管理和厂务公开作为深化企业改革的关键一环。工资、奖金、业务招待费、住房、职称……这些关系到职工切身利益的问题都让企业档案部门参与，推行厂务公开，增加管理的透明度。该公司将工资、奖金分配方案、分配过程和分配结果公开，由档案部门提供每月的工资总账，在公司和各分厂的公开栏上公布，接受群众监督，实行工资奖金“层层公开，分配结果上墙，相互监督”，让职工对具体分配政策了然于心。档案部门还参与了合理化建议审查小组的工作，协助收集职工提出的各种建议，并加以汇总、归纳和整理，在每年的公司领导工作报告中都要向全体职工报告和解释说明。近两年，职工共提出合理化建议824条，被采纳682条，有力推动了民主管理和企业改革，为企业扭亏为盈奠定了扎实的群众基础。
　　如今，在企业经营管理者中，已经开始流传这样一句话：“黄金有价，档案无价。”这能让人掂量出档案在企业经营管理实践中越来越重的分量：一条条档案信息送到企业决策者手中，“锦囊妙计”由此产生；一张张从档案宝库中取出的图纸送到科技人员手中，企业技术创新的脚步从这里迈出；一份份档案资料作为依据，企业的民主管理和厂务公开有了原始凭证……毋庸置疑，企业档案将在经济活动中展露更加勃勃的生机。