给管理插上翅膀——记中科院自动化所“电子所务”工程 [复制链接]

第7版(电脑·网络·通信)
专栏：本期聚焦

给管理插上翅膀
——记中科院自动化所“电子所务”工程
宁启文
　　7月的一场暴雨，将中关村的天洗得碧蓝碧蓝，中国科学院自动化所的新科研大楼在蓝天的映衬下显得更加壮观。自动化所副所长张平打开计算机，直接登陆到该所“电子所务”网页的“所长信箱”，查看新的问题和建议。这是近一年来他养成的习惯，几乎每天上班第一件事就是做这项“必修课”。这都是电子所务实行电子化以来给他带来的变化。
　　年轻班子新思想
　　在中科院自动化所的创新工程开展以前，职工群众对领导班子最担心的问题有四个，即：带错路，方向不明；窝里斗，班子不团结；心太偏，办事不公；装错兜，损公肥私。“这不能怪职工群众，群众们说得好：‘只看见所里领导们忙忙碌碌，不知道整天在琢磨些啥？’”张平说。
　　1998年，自动化所提出“按照大多数科学家的共同意愿办所”的命题。2000年，自动化所年轻班子上任，张平介绍说：新班子上任后，平均年龄只有37岁，一没有功劳，二没有苦劳，依靠什么建所，依靠什么领导群众？后来所领导班子琢磨来琢磨去，觉得还是依靠职工来建所，于是就把命题改为“按照大多数职工意愿办所”，第一要事就是实施所务公开制度。
　　研究所开发了基于网络的电子所务管理平台，公布了大部分所务，如领导日程、财务支出、课题信息、医疗信息、规章制度等。自动化所所长谭铁牛将电子所务归纳为自动化“三心工程”的一项重要内容，即为员工创造一个舒心的工作环境和顺心的人际关系。他深知，科学研究若没有民主，不可能激发出创新的思想，这个平台就是将科技和民主很好地融入了管理。
　　这里的信箱不设防
　　民主监督，民主管理，保证了广大职工对所里情况的了解，了解了所情才能参与，才能监督。
　　在该所的所长信箱里，笔者看到了职工这样的意见：“东门、西门晚上太黑，取车不方便，尤其是西门也不安全，能否在车棚里安装照明灯。还有，建议在园区内多装一些路灯，在美化的同时，也为大家照明提供方便。”所长责成有关部门答复：“东门车棚是有灯的，不是长明灯，是声控的。西门车棚无照明问题将在近日安排解决。研究所除加强现有路灯的维修外，将结合园区的整体建设安排，逐步予以改造。”年轻职工石磊说：“这个帖子第一天发给所长信箱，第二天晚上西门就装上了灯，反应确实很快，大家都在盯着呢。”
　　有职工提议说：卫生间可否添置洗手液或肥皂？第二天所长就在所务会上表扬这则意见提得好，没两天，各个卫生间都装上了洗手液。
　　在所长信箱里面，讨论的问题大到所里的发展计划、课题经费，小到一小瓶洗手液，甚至有的人操心在楼层里面贴上楼层标志，以利于外来人员识别。研究所规定，只要不违反法律规定，不牵涉人身攻击，职工可以畅所欲言，任何人不得查阅发言人的资料。所以有的意见很有锋芒，有一则“应该多做一些实事”的意见，言辞激烈，是针对所领导表面文章多，实际工作的力度不够提的，所长谭铁牛用了约有1000字的篇幅来回答，言辞恳切。
　　重“电子”更重“所务”
　　实行所务电子化后，所里领导的决策工作和有关部门的管理工作几乎都在网上进行。“以前，职工不知道所里的会议研究了什么问题，解决了什么问题。现在好了，网上公布，谁都可以看，还可以查询以前的。我们讨论的不是见不得人的事，都是关于研究所的改革和发展，任何人都有责任关心和关注。你让职工知道了，理解了你的想法，他才会支持你。”张平感慨地说。
　　医疗费用是自动化所最为头疼的一大笔开支，每年支出一百五六十万。以前大家看不到支出清单，怨声载道：一年怎么能花这么多的钱呢？现在医务室定期的医疗费用清单列在电子平台上，每个人的医疗费用都明明白白地写在上面，什么时间谁花了多少钱，一目了然。
　　没有监督的权力就容易产生腐败，所长的经费也受监督，“以前马虎点的，可报可不报的，就报销了；现在可报可不报的，不报了，因为大家都在盯着你呐。”张平说。
　　自动化所注重的是所务公开，更注重的是在电子管理基础上的公开，这是在更大范围上来理解管理。该所互联网研发中心副主任王晓功说：“利用信息技术打破原来信息过分的不对称，使管理处于一种平衡状态，这是建立所务公开的一大收获。”