电子文件何处是我家 [复制链接]

第7版(电脑·网络·通信)
专栏：本期聚焦

　　电子文件何处是我家
本报记者杨雪梅
　　有了计算机，文字资料的管理就可以高枕无忧了吗？很多抱有这种想法的人都吃过大意的亏。积累多年的资料存在硬盘中，遇到病毒袭击就荡然无存；朋友的电子邮件放在邮箱里，一次误操作就全都没了踪影。相对这些个人的损失而言，政府部门面临的风险要大得多。
　　随着电子政务的推行，公文的无纸化传递正在变为现实，电子文件逐渐成为记录时代的主角。怎样对它们进行妥善的保管，是管理部门不容回避的挑战。
　　怎样防范过渡中的缺环？
　　信息技术的出现，将过去浩如烟海的文字信息浓缩成计算机硬盘上一个个比针尖还小的磁簇。“提在手中的政府大楼”不再是科幻小说里的想象。而与此同时，各种鲜活的人物和生动的事件也逐渐被异化为机器记录的符号，一旦管理稍有差池，我们便很难弄清楚谁从哪里来，谁向哪里去。
　　这样的情形已在我们身边出现。香港特区历史档案馆顾问温伟国说，从上个世纪70年代起，香港政府就开始对牌照申请、身份证登记进行计算机管理，电子政府的尝试则在90年代起步，然而因为当时不觉得一些电子文件也是档案，没有及时搜集与管理，给今天造成了很多麻烦。
　　广东省档案局局长徐大章介绍，广东每年大约有10万份电子文件产生，现有28万份电子文件存储到省直单位的计算机系统中，但一些较早产生的重要电子文件已经丢失，这意味着历史的链条也许留下了永远的断裂。
　　技术飞速发展形成的不稳定性增加了电子文件归档管理的复杂性，而与纸质文件相异的数字化特性决定了对电子文件的管理不能简单套用传统的管理方式。大批的电子文件如果仍沿用手工抄写目录、登记表等传统模式，就会大大降低电子文件归档的速度与质量。为给电子文件找一个安全的藏身之地，我国档案部门进行了各种有益的尝试。
　　双轨制是为了双重保险
　　目前，上海市政府办公厅采取的是“全程双轨制管理”，即纸质文件与电子文件并存的处理方式。一方面，他们将一些需要永久保存和维护原始性的电子文件及时拷贝成纸质文件；另一方面，为了方便利用和传输，又将一些纸质文件转化为电子文件。
　　上海市档案局副局长顾林生认为，双轨制的弊端是增加了管理负担，不利于办公无纸化的推进，但就目前来看，双轨制又确实十分必要。因为承载电子文件的软、硬件仍处在不断的变化中，电子文件储存后需要进行定期机读测试，还要考虑计算机设备与载体的可靠性等因素。新加坡在实行电子政务的过程中，曾经只对电子文件进行存档，但考虑到电子文件长期保存可能面临的安全性问题，后来还是将一些重要的电子文件用缩微胶片的方式再次保存。毕竟纸质文件在保证档案的原始性、凭证性、观赏性、长期性方面有着电子文件无法取代的优势。
　　数字档案馆担当重任
　　到明年，深圳市政府直属的23个局搬入新建的市民中心时，大多数的局将不再设立档案室。所有档案将统一由新成立的“文件中心”进行管理。而支撑这些“文件中心”运行的，是该市从2000年起即在全国率先建设的数字档案馆。
　　在不久前召开的档案工作信息化现场演示会上，我们见到了模拟的深圳数字档案馆。它包括以档案局馆为对象的内部服务网、支持政府部门的政务网以及为社会大众服务的公众网3个相互独立的网络。深圳市档案局局长舒国雄说，信息资源的建设无疑是数字档案馆的基础与核心，它既包括对馆藏档案的数字化，也包括采集网上各类具有档案性质的信息资源，及时接收应归档的电子文件，防止重要文件的流失。
　　国图数字图书馆工程建设专家组组长孙承鉴认为，数字档案馆的建设完全可以吸收数字图书馆的经验。它们都不同于一般意义上的网站，而更像一个知识定位系统，需要建立起无数可以链接起来的数据库，最终形成产业，向社会提供有用的信息。
　　从今年起，统战部、财政部、国家税务总局、中国银行、中国建设银行等单位以及北京、上海、杭州等地的市级机关已经开展了电子文件归档的试点工作，档案工作正在实现有史以来最大的转变，为电子公文找到“风雨不动安如山”的居所将为期不远。