技术档案在社会主义建设中的作用 [复制链接]

第5版()
专栏：

　　技术档案在社会主义建设中的作用
　　王明哲
档案是人们从事社会实践的历史记录。人们的社会实践是多种多样的，因此，档案也是多种多样的。随着我国生产、建设和科学技术的发展，全国各地已经形成并且正在形成着大量的技术档案。技术档案是国家全部档案的一部分，是在生产建设过程和科学实验过程中形成的。具体到一个工业企业或者科学技术部门来说，凡是记述和反映本单位的基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的，具有保存价值，并且按照一定的归档制度，作为真实的历史记录集中保管起来的技术文件材料（包括图纸、照片、表报、文字材料等），都是技术档案。技术档案的种类很多，概括起来主要有设计、基建、设备、产品（包括工艺）、科学技术研究、地质测绘、气象、水文等类。
技术档案在社会主义建设中具有相当重要的作用。技术档案不但是关于生产、建设和科学技术研究工作的真实记录，而且是继续进行生产、建设和科学技术研究工作的依据与必要条件。技术档案是否完整和准确，对于生产、建设和科学技术研究（以下简称生产建设）工作的影响是很大的，并且是立竿见影的。很多事实证明：有档案并利用了准确的档案，就可避免不必要的重复劳动，保证生产建设的顺利进行，并有助于积累经验、总结经验、交流经验、工作查考和保密等等；反之，没有档案或者有档案而管理不善，需要的时候找不到，或者找到了而不准确，常常给工作带来不利的影响。例如，某地有两个旧矿井：一个有档案，并根据档案掌握了矿井的实际情况，帮助恢复了生产；一个没有档案，不了解矿井的实际情况，一直很难恢复生产。某企业在扩建平炉车间时，需要了解平炉的地基情况，找不到档案，只好挖开地基，不仅浪费了人力、物力，而且影响了生产；第二年，一个高炉的地下电缆断了，送水和送风设备停止运行，情况十分危险。当时，一方面采取紧急措施冷却高炉，一方面从档案室调出地下电缆图纸，马上找到了电缆的位置，很快抢修完毕，使高炉脱险，从而保证了生产。一个现代化的工业企业，不但有庞大的地上建筑，而且有相当复杂的地下设施，特别是埋设在地下的水电管线，是生产的动脉，一旦发生事故，停止生产，没有档案是很难抢修的。而整个地上和地下建筑的管理、维修、改建、扩建、鉴定以及恢复等等，哪一样没有档案都会发生困难，甚至根本无法进行。如果是一个现代化的城市，基建档案就更为重要了。一个现代化的大城市，各种地下管线纵横交错、密如蛛网，不了解地下情况就动土，有时常常造成事故。不但基本建设离不了档案，而且机械设备，特别是重要和精密的设备，没有必要的档案也是不行的，首先是很难使用，甚至根本无法使用。其次，正在使用着的设备，如无档案，则无法事先做出易损备件或者进行检修，只好等到运行坏了以后，拆开机器，临时测绘图纸，事后赶制。既影响生产，有损设备，而且测绘的精确度难以保证，有时还会造成返工浪费。第三，有时设备坏了，没有档案根本无法修理。在机械制造厂，产品档案是直接服务于生产的，管理的好坏，对于生产的效率和质量都有重大的影响。有一个工厂，它的产品档案一般都比较完整地保存下来，利用率很高，作用很大。但是，有一项已经停止生产的产品，没有留下档案，后来国家决定恢复生产时，只好组织有关的工程技术人员和工人，进行回忆，并根据产品重新绘制图纸，结果由于测绘不精，全部报废。还有些产品图纸不准确，在生产过程中修改了蓝图，没有修改底图，后来根据旧底图晒出的蓝图进行生产时，结果造成了废品。因此，一个工厂的产品档案，不管是正在进行生产的，还是已经停止生产的，都必须妥善保管。还有一个工厂发明了一台机器，各地纷纷参观并要求提供技术资料，但是并未形成全套档案，无法提供。后来该厂补绘了一套图纸，不但自己用起来方便，而且可以进行技术交流了。再拿科学研究工作来说，可以说是档案、资料多多益善。档案帮助了研究工作，研究工作又形成了新的档案，新的档案返回去又为研究工作和生产建设服务，如此不断循环，以至无穷。科学研究工作不但要求重视档案的保管，而且无论是成功的科学研究项目或者失败的科学研究项目，有关的档案都很重要，都必须系统完整地保存下来。北京就有这样的科学研究机关，去年研究过的课题，今年就找不到档案了，结果不得不从头作起。档案不能任其散失和随便销毁。档案散失了，不但会影响工作和生产，而且还可能造成严重的失密和泄密；至于把档案销毁了，再想利用就没有办法了。所有这些都说明，技术档案同生产、建设和科学技术研究工作的关系极为密切，技术档案是党和国家的一项重要财富，把技术档案切实地管理好，是多、快、好、省地建设社会主义的一个重要措施之一；而管理技术档案的工作，同整个档案工作一样，则是一项专门事业和机要工作。
技术档案为什么如此重要呢？主要原因是：
第一，技术档案是进行生产、建设的依据和必要条件。现代生产建设是离不开图纸和技术文件的。有些科学技术工作的直接成果（或产品）就是图纸和技术文件，例如地质、测绘、水文、气象、研究、设计等等，都是如此。有些工业生产和建设工程，只有事先绘好图纸、编好技术文件，然后才能施工。例如北京人民大会堂，没有图纸和技术文件就盖不起来，盖起来之后没有图纸和技术文件也无法管理和维修，更不要说改建、扩建以及万一情况下的恢复了。其它如飞机、汽车、机械、仪表等等，哪一样没有图纸和技术文件也很难生产、使用、管理和维修。既然离不开图纸和技术文件，当然也就离不开技术档案。道理很简单，只有把图纸和技术文件当作档案保存起来，才能既可以满足当前的需要，又可以保证今后长远的利用。譬如机器制造，生产之前要设计，设计完成了要试验，试制成功以后才能投入生产。这个过程是图纸和技术文件的形成过程，但是生产机器并不是到此为止，通常这只是正式进行生产的开始。今后还要根据已经编好的图纸和文件进行生产。这就需要建立档案、保存档案，有了档案，就可以根据档案复制副本以满足当前和长远的需要。所以我们说：技术档案是进行生产、建设的依据与必要条件。一个企业的历史愈悠久、产品愈复杂、现代化的程度愈高，档案也就愈重要，需要档案的程度也就愈迫切。
第二，技术档案是关于生产斗争的历史记录，是积累和总结经验的工具。人们同自然界进行斗争，需要世世代代地积累一切必要的情况、经验、成就等等，以便避免不必要的重复劳动。为此，也就必须形成文件，留下记录，保存档案。作了工作不留文件，没有记录，就无法积累经验、总结经验，更谈不到交流经验和日后查考了。人们的记忆是有限的，时间长了不但记不准确，而且有时可能根本忘记。前边已经讲过许多例子，这里再讲一个故事。某企业解放前铺设的地下管线坏了，要抢修，没有档案，找不到地方。有两个老工人，熟悉情况，人称“活档案”，但已年老退休，不能行走，只好用担架抬到现场，就地请教，结果还是乱挖一通，找不到发生事故的地点。这是国民党反动派留下来的，自然不能说明今天的实际，但是，它对我们也有启发作用。这就是，现在的事情这样复杂，仅凭记忆办事是不行的。很多事情既不能只凭记忆办事，也不能只凭点点滴滴的材料去做结论，而必须注意形成和积累一切必要的材料。如研究天文、气象、水文、疾病等等的客观规律，就必须反复地实践，一次又一次地积累和搜集各种有关的材料，才能达到预期的效果。这样，也就必须保存档案。
第三，档案是劳动和智慧的结晶。我们自己的技术档案，是数以万计的工程技术人员、科学家、工人、农民和干部，在党和政府的领导下用辛勤的劳动和智慧形成的，并且付出了大量的财力、物力和时间，有的还付出了生命的代价（例如地质勘探遇险）。因此，重视档案，很好地管理和利用档案，实际上就是珍惜和重视人们的劳动成果。
第四，技术档案是科学技术机密的总汇之一，上至天文、气象、宇宙航行，下至水文、地质、测绘，从国防工业、国防工程、尖端技术、城市建设、科学发明，到一般的工业建设、生产技术、科学研究等等，都有很多机密的档案，有的甚至全部是绝对秘密的。所以，在国务院批准试行的《技术档案室工作暂行通则》中规定“技术档案室必须贯彻执行党和国家的保密政策和保密制度，维护技术档案的安全和国家机密。”如果各单位的档案管理不善、到处散失，那就为敌人的盗窃大开方便之门，对党和国家的事业是极为不利的。
我们的党和政府从来都很重视档案和档案工作。早在1931年，党中央机关就制定了文书处置办法。全国解放前夕，在解放军入城约法八章上曾明令必须保护档案，并规定保护有功者奖，破坏者罚。解放以后，为了建立全国统一的档案工作制度，党和国家曾多次发布过有关档案工作的文件，并且成立了国家档案局和各省、自治区、直辖市档案管理局，代表党和政府对全国的档案工作进行检查、监督和指导。随着我国生产建设和科学技术的飞跃发展，党和政府又及时给予技术档案和技术档案工作以应有的重视，除发布过许多专门的文件以外，还在很多重要文件上对技术档案工作作了明确的规定，并一再强调切实管好技术档案的重要意义。周恩来总理早在1956年在《关于知识分子问题的报告》中就说过：“为了实现向科学进军的计划，我们必须为发展科学研究准备一切必要的条件。在这里，具有首要意义的是要使科学家得到必要的图书、档案资料、技术资料和其它工作条件。”国务院在批转国家档案局关于工业企业技术档案工作的报告的批语中说：“技术档案管理是当前工业企业管理的重要组成部分之一，它在国家的生产、建设和科学研究试验工作中是不可缺少的，无论从当前或长远来看，都是必须认真作好的一项工作。”
由于工作和生产的客观需要，由于党和国家的重视与关怀，很多工业企业部门和科学技术部门，都建立了统一的技术档案工作，设立了机构，配备了干部，把技术档案管理得很好，并发挥了积极的作用。但是也有一些单位的技术档案工作搞得不大好，技术档案不完整、不准确，杂乱、丢失等现象依然存在。主要原因是：第一，旧中国的工业基础和自然科学基础都很薄弱，技术档案很少，技术档案工作几乎是空白，有些旧的企业甚至根本没有留下多少档案。人民政府接管之后，对于新产生的技术档案进行了妥善的管理，而对于那些旧的建筑和设备，一时难以把应有的档案收集补充起来；第二，从事现代生产、建设和科学研究工作的经验不足，一些业务制度不健全或者执行不严，该形成的文件没有形成，或者形成了而没有保存下来，或者保存下来了而不够准确；第三，技术档案工作是一项新的工作，有些人还不大了解，甚至缺乏档案和档案工作的观念，把所有的图纸和技术文件都叫技术资料，把档案当资料使用、不留后手，把技术档案和技术资料混为一谈。其实，技术档案和技术资料是两种不同的东西。技术档案是本单位工作或生产活动的历史记录和实际反映，是进行工作和生产的依据与必要条件，是一种真凭实据；至于技术资料则是为了参考的目的，从外单位搜集来的，对搜集单位只有参考价值，而无记录、依据和凭据的作用。从事现代生产、建设和科学技术研究工作，当然需要多方面搜集一些资料，但是很多问题只有档案才能解决，并且，技术档案是根，技术资料没有了可以再搜集，技术档案没有了常常就连根也没有了。从这种意义上讲，技术档案比技术资料更重要。把档案当成资料管理，档案就容易受到损失，就难以保证当前和长远的需要。我国的生产、建设和科学技术愈发展，工业企业和科学技术部门的历史愈悠久，我们的技术档案就愈多，就愈是需要把技术档案重视起来，并切实管理好。当然，对于技术资料也要予以重视，使技术档案和技术资料相辅相成，更好地为生产建设服务。
毛泽东同志说：“任何一个部门的工作，都必须先有情况的了解，然后才会有好的处理。”他又说：“不要割断历史”而要“详细地占有材料”（《毛泽东选集》第三卷第802、801页）。档案是历史的记录，是了解情况、处理问题、进行生产、建设和科学研究工作时，必须详细占有的第一手材料。我们应当根据党和国家的要求，重视技术档案，管好技术档案，并在实践中注意积累和利用技术档案，让技术档案在社会主义建设中发挥出应有的作用。