关于机关文书的工作研究　前华北人民政府秘书处工作经验介绍 [复制链接]

第5版()
专栏：

　　关于机关文书的工作研究
　前华北人民政府秘书处工作经验介绍
李剑飞
为要使政府机关行政效率提高，首先要把机关文书工作做好，在高级政府机关中尤其重要。兹将前华北人民政府秘书处一年来工作经验介绍如下：
一、我们去年一开始就注意按照实际需要与可能条件，建立公文处理的制度，比较明确的规定了公文处理中的一些办法，包括公文处理、公文种类与行文关系、以及公文格式等等，使文件自收到、分案、研究拟办、核批、撰稿、核稿、缮印、封发、归档等一系列的过程，均有一定的制度可循，并随时根据新的情况，研究改进，逐渐使文件的处理达到有条理，有秩序，准确而迅速，以提高工作效率。特别是在高级领导机关里，部门分工较精细，一件事情的处理，牵涉到其他部门职掌的时候很多，因之文件来往核阅的运行次数，亦远较下级机关为多。高级机关的另一特点是核阅文件的首长较多，因而也使文件兜圈的次数增加。针对这些特点，我们采取的办法是：１、组织联合办公；２、派员与有关部门会商；３、印发各有关部门与首长核阅；４、在掌握文件运行的部门，还必须建立“文件处理情形登记制”，文件转到那里，随时检查登记，这样即可使文件无论运行到那一环，一查便知清清楚楚，可以有效的防止文件的丢失与积压。
二、公文的处理应实行集中领导，分工负责制。所谓集中领导，是在首长总的意图及统一领导下，处理文件，这样就可以和一定时期的政治任务与中心工作密切结合，使领导上的意图与被领导者的具体工作密切结合，就可以掌握轻重缓急，分别不同情况，确定何者应急办，先办，何者可后办，缓办，以便集中力量，处理当前急务，而不致脱节。就可以照顾各方，掌握全盘，联系和统一各部门间的相互关系，以免各自为政，纷歧抵触。所谓分工负责，是指协助首长处理文件的经办人员，分工办事，各有专责：科里能办得了的事（如一些日常具体事务：照规定刊发印信、索发文件、查询文件已否收到、如何处理的等等），即不必送处处理；处一级能办得了的事（如一些日常例行公文及具体事务事项），即不必呈秘书长核阅；秘书长一般应对例行公事的处理负全权责任，行政首长可以不必事事躬亲处理，而秘书处又运用其秘书处机构办事，逐级负责处理，减少文牍层次之繁，同时加强报告请示制度与检查制度，就能处理恰当。这样做的好处是：即能使文件的处理迅速、准确、效率高，又可以相当的避免了首长们为日常文牍事物所烦扰，而能集中力量于考虑解决全面的更重要的工作，并可以发挥各级干部的积极性，责任心，培养干部独立工作的能力，前华北人民政府后一时期是这样做的，证明是较好的办法。
三、文书处理必须力求迅速，防止拖延积压。我们的口号是：“今日事今日毕”。遇有紧要事项，不受办公时间限制，尽力突击完成；星期，假日，有专人值班，因此保证了工作任务的迅速完成。但当政府行政事务纷繁时，便难能“今日事今日毕”，故尚须根据文件的性质内容，分别轻重缓急来处理。所以，我们在提出“今日事今日毕”的口号外，同时一面提出“工作要分别轻重缓急：急务、要公，提前办理”。这样适应了人少事繁的实际情况，才能实际地做到了不积压文件。此外，为了不断的提高工作效率，我们还采用了以下的办法：１、对紧急之请示事项，政府内部者尽可能电话答复，外部者用电报答复，需要者随后补发公文；２、对不太重要事项，只用电话答复，并在文件之承办一栏内注明“已于×月×日×时电告××部××同志”，即不另行文。３、根据文件性质与内容，规定了“急件”、“速件”加盖戳记标明，并于呈核时使用不同颜色的卷夹（急件用红色，一般性的文件用白色纸夹），以促起收办人之注意，便于分别缓急来处理。４、内部批复及笺函之类的简单公文，均由原承办人随即缮发，不经过缮印、监校等手续。５、对索要文件材料以及催办等事项除写信打电话外，其紧要者，酌采随时直接派人去当面洽商催促。６、在文件的登记手续上。根据组织机构及工作情况的变动，随时研究调整，其有助于文件的检查者，必须履行必要的登记手续。以上几种办法的使用，是根据不同的内容斟酌情况具体确定的。由于以上办法的运用，使文件自收办到发出，除须缜密考虑问题者外，大部分文件（约占百分之七十以上），能在当日或二三天内办讫。
四、实行联合办公制，可以提高工作效率。前华北人民政府在农村时，即曾采用此项办法。每周定时集中一室核阅文电，并有秘书协助，兼备谘询，遇有问题，即随时研商解决，收到一定效果。进京后，情况变更，联合办公时更多是商讨政策问题、中心工作与各部门的重要行政事项。联合办公的好处是：１、集思广益，有助于解决工作中的重要问题；２、解决问题较快，免得有关部门再相互往返磋商，费时误事；３、互通情报，交流经验，使大家能借此了解全面情况，得以更好的在整个政府工作中适当地安排本部门的工作。关于日常行政事项，因为联合办公时常抽不出必要的时间由相关部门会商解决，所以就采用了由主办部门拟稿，送有关部门会签的办法，这样一来，，一个文件，往往来回兜圈，并且有许多是经过秘书处往返兜转，颇感迟缓。后又采用以下办法：１、先由主管部门派员迳与有关部门商妥后，再拟稿；２、送到秘书处后，如认为有再送其他有关部门会签之必要时，改采派员持件赴有关部门会商办法。实行以后，情况有好转。总之政府机关内部办事，以尽可能采取面商处理的办法为好，否则便有公文“旅行”不解决问题的弊病。当然，机关很大部门过多的，联合办公有困难，但一个部门中是可以做到的。
五、办公文必须有严格的检查制度。文件于收到后，即作登记，然后分配给主管部门办理，秘书部门要随时检查催办，不致积压拖延。检查催办并应是经常的有系统的进行成为制度。为建立与坚持这种检查制度，特别在组织上设置专门人员，以保证贯彻执行。在检查工作的方法上，我们过去是采用登记簿办法（内容着重“处理情形”一栏的登记检查），但感到不够科学，检查不便；后改行卡片制，制一卡片袋，横竖详列文件运行必须经过的组织名称，事情登记于卡片后，运行到那一个部门去处理的，即将卡片移置于那一个部门，并在卡片上按文件内容标明“急”“要”等字样（尚拟用红黄白三色纸分别急、要、平），这样逐日分别轻重缓急的去检查催办，试行以来，感到比用登记簿办法为好。
六、秘书工作者，除承办文书之外，有责任提供一些行政工作情况，先行拟办，帮助首长便于决定问题的处理，这是公文处理科学化中重要的一环。因此秘书工作者应经常与领导上密切连系，并努力学习，提高自己的理论与政策水平；同时领导上也须照顾到秘书工作者的任务性质与特点，给以提高工作效能的各种帮助，培养秘书工作者成为领导者的得力助手。
其次，我们认识到我们政府的文件主要是写给各级政府干部和人民看的，因此文字应“一般采用语体文，分别不同对象，采用对方所易于接受的语言。”格式方面，亦规定“公文一律采取自右而左直行竖写的形式”。惟有些文件的措词用语，仍不够通俗，并有的部门喜用术语，致文化较低的人看不懂，是一大缺点。
七、关于具体业务方面：在公文种类及处理方法上，也有一些较好的经验：
１、公文种类方面：除一般的令、函、呈等以外，为适应人民政府新的工作内容与新的工作作风，我们还采用了以下几种文别：
甲、批复：仿公用笺式，为简便的录批条复方式，用于批复政府内部各部门的报告请示事项，手续简捷，处理迅速，可省却拟稿、核稿、缮印、监校等许多过程。如实行集体办公，即可采用阅批签知方式，则无须以文字批复，更是简接便当。
乙、指示：对于下级政府机关在进行工作上有所指导时，有时就使用“指示”，详细解释一件任务的重要意义、应掌握的原则，具体进行的步骤与方法等，以便贯彻执行。
丙、通报：各级领导机关为了提高工作，必须互通工作情报，交流工作经验及典型事件的批评与表扬，“通报”就是最方便的一种公文形式。
丁、决定：用于对特定问题有所决定时。形式很简便，内容可作硬性决定，亦可讲清理由，指明具体作法，不受限制，一经决定，大家即依照执行，不必再分行各有关机关。
由于以上公文种类的采用，使我们解决了新的内容与旧的形式不相适应的问题，而能生动活泼的执行工作任务。
２、关于公文处理方法方面：
甲、我们实行了一事一稿制，以便于核阅、登记、归档、及受文者的处理。
乙、广泛采用了“抄致”办法：在行文时，除发给主管机关外，对有关机关则采取致送副文性质的抄致公文，即于文后注明“此件并抄致××××机关照办或参考”，以代替另外行文，这样就克服了旧政府一事数稿之繁文缛节，而使公文之处理及存档更为简捷，准确。这是适应近代打字、印刷技术之最简便的方法，是节省人力物力而使公文之处理更简化的一大改革。
丙、在公文格式及用纸方面：我们是采取有一定的格式的。因无一定格式，易致紊乱。我们使用的公文格式，实际上只有一种，即是标明××机关及文别、字号，注明事由及主致送机关与抄致机关，事情说清，正文完了，首长签署，如此颇称简便。用纸也坚持一致，以合于经济、简便、整齐划一、便于汇订存查归档为原则。既不采取旧式拓页式，也反对游击主义的小条条形式。
丁、应用了来文处理登记单：收到文件，遇有必要时即挂单登记，上有“拟办”“批示”“承办”等栏，便于承办人提供处理意见，送经首长作决定，然后照批办事，办讫在承办栏注明处理情形，归档存查。这样作的好处是：（一）可以使承办人多用思考，锻炼处理问题的能力；也便于承办人提供情况及意见，供给首长作判断；（二）因系活页式，收文之须要审查签注处理者，始用此单，一般存查文件，即不使用，无每一公文用纸上均载列“拟办”“批示”等栏，而不用时则形成浪费纸张之弊（三）便于检查处理过程。它的缺点是如果此单丢失即不易查考。补救办法是：可将此单粘贴于来文上，以免散轶。实行结果，成效很好。
八、秘书部门是整个政府机器上的纽带，它在政府机关中处于枢纽地位，它的性质与任务，是辅佐首长及帮助各部门处理政府的文书工作。它一方面秉承首长意图办事，把领导者的意见传达给各部门，把各方面的意见反映给领导者，帮助首长沟通上下级意见；另一方面又要起帮助首长综合各部门意见，密切各部门联系的作用。必如此，才能把上下、各方的关系，靠了这一纽带的工作，联系成为一个整体，成为一部运转自如、准确合拍的机器。前华北人民政府秘书处在联系各部门，密切相互关系方面，曾做了一些工作（如组织会议、组织联合办公、传达首长指示、反映各方意见等），因而保证了工作任务的完成。但有一个大的缺点是：和各部门秘书组织的联系很不够，缺乏应有的了解与帮助，未能经常征询意见，交流经验研究改进秘书业务办法，因而使工作效率整个的提高受到影响（具体表现在公文的处理上，往往有一些文件因处理不当发生问题，退回另办，以致费时误事）。同时也使我们向大家学习，吸收群众中的新创造，集中大家的智慧，来丰富我们的工作经验方面，受到限制。这是值得今后注意的问题。
当此开国之初，中央各机关的工作，亟待建立与开展，特提供以上意见，备作参考，并与各方商权。