介绍文件处理中的卡片登记检查法 [复制链接]

第3版()
专栏：

　　介绍文件处理中的卡片登记检查法
　　李剑飞
高级领导机关在文件处理上的特点是：１、核阅文件的首长较多，传阅批办过程多；２、越到高级机关，分工越细，专管部门较多，而事情往往牵涉到若干有关部门，因之来往会商多，增加了文件递转运行的次数。因此，掌管文件的部门如检查不到，即易致积压、拖延，甚至丢失。因此，建立有效的登记检查制度，就很必要。前华北人民政府秘书处与现在政法委员会办公厅针对此种情形，研究建立了一种“卡片登记检查”制度。试行以来，感到对掌握文件很有帮助，现正进一步研究改善。兹先介绍如下：
一、卡片：用硬纸印制，每张上并复一张薄纸（作存根），登记时一次复写而成，若干份装订一册。卡片列载来文机关、收发文字号、收发文时间、摘由、附件、处理情形、备考等栏并用不同颜色区别文件性质，（如用红、黄、白三色，分别文件之急、要、平）以求醒目，或在卡片上标明“急”“要”亦可。
二、卡片袋：（用带若干小格子的木柜亦可）其基本规律是：一边开列来文机关名称；一边开列文件处理过程各环节。可根据不同情况，灵活运用。
三、使用方法：收文后，分别登入卡片，（日常事务文件，如机关联系，启用印信等文件，无问题、不需要处理者，即不登卡片）。注明“急”“要”，并在文件上边注明卡片字号。随着文件的运转，卡片也在文件袋上运转，文件转到那一环节处理，卡片亦就移置于那一格中，并随时在卡片的处理情形栏内注明，文件办结即将卡片收起汇存。
四、利用卡片进行检查：按照以上做法，每一件事情现在何部门办理？办到何种程度？都很清楚，可以分别轻重缓急，有重点地及时检查催办，并随时将办理情形详载于卡片上，直至办结为止。
（二）试行以来，感到这一制度有以下的好处：
一、由于未结文件都以卡片为标志，有秩序地集中在卡片袋上，可使全部未结文件突出地表现出来，了然在目，便于进行检查工作。过去采用登记簿办法，虽也有处理情形一栏的登记，但因已结与未结者掺杂在一起，致检查极感不便，而卡片能将已结、未结明确区分开来。故对检查工作大有帮助。由于能及时检查催办，即可避免与减少文件的积压与拖延（几月来经验证明如此），使效率提高起来。
二、由于卡片详细登记着每一问题的处理情形，并且是活页的，故可随时根据工作需要加以统计，对总结工作也有很大方便。
（三）实行卡片制应注意的几个问题：
一、文件登记必须与检查工作密切结合，否则，孤立地进行登记，就没有意义。而且登记与检查结合，可使事情之处理前后衔接，不致分歧，又能节约人力、时间。
二、应贯彻“集中领导，分工负责”的原则：在统一领导下，负责登记检查者，应明确分工，密切联系，并主动了解领导意图，分别轻重缓急，随时或定期地进行检查。
三、应与有关各机关及各个处理过程中的环节密切联系，了解其情况，检查工作才能进行得恰当。（呆板的硬催，并不是好的检查办法。）
四、卡片“处理情形”栏须要登记整个的处理情形，不仅要登记处理过程，而且更要登记处理结果，直至办结为止。
此外，还须根据需要，建立些必要的辅助制度，如存查文件登记簿（登记资料性及存案备查的文件）等，但须防止增加不必要的手续。
我们现在作得还不够好，主要缺点是：（一）检查工作只是单纯的催，未能从统计总结中发现问题，提供领导上参考，使登记检查工作仍停留在单纯的事务技术水平上。（二）各经办人之间联系不足，有个别文件，漏登处理过程中的某些环节，致难查找，现正研究改进。（附图片）
说明：如甲部来文，先送办公厅阅即将卡片置于（1）格内；阅后又送甲首长，即将卡片移置于（2）格；首长阅后，批交××处办，即将卡片移置于（3）格；如批示后交办，即将卡片置于（4）格；稿件再送核，卡片又移于（1），（2）格；判行后付印，卡片即移于（5）格；毕印封发 ，卡片即移于（6）格。余类推。