怎样清理仓库 [复制链接]

第5版()
专栏：

　　怎样清理仓库
王文翔
关于成立全国仓库物资清理调配委员会及清查仓库物资，报由中央财政经济委员会统一调配合理使用等项的措施，其目的是在反对浪费，提倡精简，利用呆滞物资，增加急需器材。这不仅是在我国仓库管理史上开了新的一页，在我国整个财政方面，也是一件划时代的革新工作。
管理仓库，制度不同，其基本设备，必须有料牌，有帐册，有月结清单（平衡表），有年度报告。帐内登记，约分：类别、编号、品名、规格、单位、数量、单价、总值等若干项。管理成绩优良的，自必现品与登记一致，名称与规格详明，成绩稍差的，往往有的有帐无货，有的有货无帐，有的名称与实物不符，有的实物与料牌不符，有的料牌与帐册不符，有的帐册与月结不符。此外关于收发、登记、造报、统计等项工作，有的分类编号尚未统一，品名、规格、单位、单价等项未能完备或不一致。种种缺陷，殆为以往仓库管理部门所未能完全避免。
解放以后，各地仓库分别接管，物资器材多数尚待清理利用，政府为了节省财政支出，物尽其用，成立了全国仓库物资器材清理调配委员会，办理一切物资器材的清理调配，使死藏货品翻身，冻结资金融解。为了使这一工作顺利实现，兹提供清理仓库意见如次：
一、组织
关于清理调配的领导机构，除全国仓库物资清理调配委员会及分会等，曾经政府明令公布外，凡存有物资器材的各部，得成立仓库清理调配分会，以部长或副部长兼主任，材料部门负责人兼副主任，各局或相当于局的单位必要时得成立支会，以局长或副局长兼主任，支会下成立清理小组，以仓库或材料厂库首长为组长，本管仓库保管员，料帐登记员，本单位职工会负责人及职工中比较前进的分子等为组员，分会在全国总会统一领导下，负责领导所属各支会，支会负责领导所属各清理小组，进行清查、整理、造报、以及汇编等事宜。
各单位所选派参加工作的干部必须具有下列条件：
（一）点查人员必须：
（１）认识物资器材，并对物资器材的类别，名称，规格，单位等有深切的研究；
（２）对收发物资器材的手续，帐册的登记，和各种单据表报相互间的关系等均须明了；
（３）富有劳动精神，不避灰土尘垢，办事认真彻底；
（４）思想进步，忠实负责，不致在查出问题后，或以轻报重，或以重报轻，或言过其实，或隐瞒了事。
（二）造报人员——基层造报人员和各个中间审核汇编报告人员，都应当熟悉物资器材的类别，名称，规格，单位等等。这样在审核汇编的工作过程中，才能将不统一的地方，统一起来，不完备的地方，充实起来。以后中央统一领导机关对于执行合理的调配工作时，才能减少疑问，迅速决定。
（三）调配人员，除了应该更多的熟悉物资器材的类别，名称，规格，单位及价值等项外，还须要了解它们的品质，性能，用途，用量，用地，用时，及甲料和乙料的关系，丙料合丁料所发生的作用等。有了这一套技能，才能把数万种物资器材调配得合理得当。
二、点查
清查仓库，一般的有两种办法：一种是“闭门”清点，一种是陆续清点。闭门清点就是停止收发工作，专事盘点存货，这种办法，工作单纯，进步迅速，不过对存货过多或收发工作频繁的仓库，就恐点查时间长久，妨碍了用料供应。陆续点查，就是在日常工作以外进行盘点存货。这种办法，对于收发点查两项工作，可以兼顾，不致延误发料，而影响日常工作的进行。但是在较大规模或收发工作繁重的仓库，那清点所需要的日期就会拖长。此外清查仓库存货，又分定期与活期两种。定期的，无论盘点日期长短先后，均按规定的某一日期的存量为标准，期后收发，分别加减，求出应存数量，然后根据对帐，并编造报告。这种办法于设有月结帐册的仓库适用之。活期者，每日盘点货品，概以当日的存量为标准，并即与同日帐册之结存数字相核对。这种办法于设有日记帐册的仓库适用之。此次政府清理全国仓库，为了如期完成任务并照顾到编审点查报告和调配库存货品等的便利起见，似以采用突击式的“闭门”清点，并定期造报的办法为宜。
在清查仓库工作开始以前，应搞好了下列的准备工作：
（一）凡以箱、桶、包、盒、罗、个等为单位的器材，应各在原存地点，按纵横高先行排列整齐，并尽量以整数成行，以便点查存数。
（二）同种器材异地存放者，应尽量先行归并到一处，或者在料牌内注明之。
（三）料牌与现品分地存放者，应先悬挂在现品存放的地点。
（四）笨重钢铁器材，凡在库外存放，而不便悬挂纸制料牌者，应先悬挂方约三寸的木制名牌或以废铁片剪制的料名牌。
（五）使用年久的磅秤，多半不甚灵活可靠。用旧而漆皮业经局部脱落的带尺（俗称皮尺），每长一百英尺有缩短半英尺的可能。因此在清查存货以前，这一类工具，首先要把它们考验准确。不然量过的器材，将来调拨到别的机关的时候，数量上会要发生纠葛的。
（六）应用的表报格式，都要事前准备齐全，格式尺寸大小及装订方法等也应当各有标准，以资一致。
进行实际工作时，每一清理小组，应由管料管帐及比较前进的职工各一人共三人组成之。其中以二人亲自过磅、量尺、点数，一人（小组长）分别在料牌，料帐，及点查报告内填写现存数量，及盈亏数量。至于临时搬运工人，可由存货机关暂行抽调，必要时并用突击方式，发动全体员工，共同参加工作。
在进行点查工作中，凡以箱、桶、包、盒等装盛的材料，除能证明内容确无变动者外，其余均须用抽查办法检验之，以防范有缺额者，或以物冒充，或用空皮顶替。
点查存货时如发现有数量盈亏，质地败坏者，如油漆、药品、服装、织品等，应分别在存料牌、帐册、和点查报告单内注明之。
每点查一种存货后，小组组长及主管该种存货与帐册的员工，应共同在料牌及帐册之结存数字后，签名或盖章，表示负责。
三、整理
每一仓库在点查完毕后，对现品的名称、规格、单位等项应先加以整理，使之明确化，统一化。然后再行开始编造正式点查报告。例如：关于名称，火油一项，就有“火油”“煤油”“灯油”“洋油”之分。关于规格，仅尺寸一项，则有用英制的，有用公制的，也有两种制度参杂使用的。关于单位则花样更多，即就油料一类来说，有用“大桶”的，有用“小桶”的，有用“磅”的，有用“公斤”的，更有采用英文译音而“桶”用“听”（tin），“公升”用“立”（liter）的，这些纷歧复杂的情况，必须在现场方面于编造点查报告以前，加以整理，使之统一，以免以后报告送到各层领导机关而执行汇编和调配工作的时候，或自行折合归并，或往来函电查询，延误时间，浪费人力，那就不仅是影响工作的推进，而且清查仓库的结果，恐怕就很难彻底了。关于统一名称，规格，单位等比较具体一些的办法，兹建议如下：
（一）“名称”应尽量采用标准者，其尚无标准者，则用一般容易了解者，俗名，土称，应各在报告与帐册的附注栏内注明之。
（二）“规格”一项，务求详尽，其尺寸说明仍用英制者，应各附注公制。
（三）“单位”凡以容器为单位者，如盒、瓶、桶等应说明内容重量或个数。凡以英尺、磅、加仑等为单位者，一律改用公制，即公尺、公斤、公升。
整理资料的结果，就可以明了现存器材的实际状况，进一步便须核定应该保有的存量，这首先要考虑到存料标准与标准存料。“标准存料”就是经常必须存备随时发用的各种材料，这种标准应由材料供应部门商同各用料部门规定之。“存料标准”就是各种标准存料应存数量的标准，这种标准，应由材料供应部门根据各用料部门编造的标准存料年度用料预算，及采购所需要的时间长短而规定。例如：某种材料全年需要一百廿吨，而采购这种材料由请购之时起，至交到仓库之时止，共需三个月的时间，此外为了保证完成供应任务，再酌加安全系数一个月的用量，那末这种材料的标准存量（或“最低存量”），就应该是四个月的平均用量，计四十吨。存料数量每降低到这个数字，或相近这个数字的时候，那就应该请求购买补充，以免库存竭蹶影响供应了。
此外，关于点查报告方面，现场物资器材点查报告由每一存料单位填写，局级由材料主管部门或支会根据各现场点查报告核填，分会点查报告应根据各支会的报告填写，送全国总会核办。
正式现场材料点查报告，应于材料名称、规格、单位等项整理完毕后填写。支会汇编所属各单位造送之点查报告时，对于材料名称、规格、单位等项应做第二步的修正及统一工作。分会汇编所属各支会点查报告时，做第三次的修正及统一工作。这样逐级修正统一，在全国总会收到报告之后，对于执行审查调配等项工作，就不致再有许多疑问了。
四、调配及保管
全国总会收到各部区等造送的清查报告后，应即将可能调拨的器材，根据批准用料预算分配各机关应用。总会向各部及其领导机关调拨材料时，应填发调拨通知单。
各机关每至月底，应各将全月配发器材，分别办理转帐手续，凡属交总会自设或指定的仓库，或受总会委托暂代保管，或代发给其他机关的物资器材，均应由发料仓库填具转账单，送经支会审核签章后，转送全国总会签认。全国总会同样的也要把配给与各收用部门的物资器材，根据调拨单及收入转帐单填开转帐单，直接或经中转机关交由收用器材单位核对签认。
关于材料的保管整理，政府已有规定，即凡今年不能处理或利用之物资器材，一律分别种类，建立适当仓库，由全国总会统一掌管，或指定某部门某地区代管，并建立严密的仓库管理制度，同时在全国总会的统一领导下，分设军事系统仓库，与非军事系统仓库两部门，分别办理物资器材的清查、搜集、调配、整理等事宜。