决策与管理信息系统 [复制链接]

第5版()
专栏：

决策与管理信息系统
张亚青
在科学技术高度发达的今天，依靠个人决策，在知识面方面显得不足，难以保证决策的质量。所以，在我国进行决策结构方面的改革，无疑是很有必要的。然而，我以为单单改变决策结构，还是不够的。这是因为我国还缺乏管理信息系统。所谓管理信息系统，简言之，就是为管理决策提供信息的系统。国外，管理信息系统日趋成熟，智囊团决策所需资料不但全面、可靠，而且及时，取之方便。国内，就现有资料表明，这种信息系统尚未形成，现有的情报资料机构的服务，无论在质和量上都差得多。智囊团中的专家虽然具有专门知识和经验，但脱离了对实际情况的掌握，也是难于做出最佳决策的。因此，在改革决策结构的同时，若忽视管理信息系统的建设，则无异于使“巧媳妇”去做少米乃至无米之炊。
我们知道，信息资料的质量越好，由此而产生的决策的质量就越高。但是，我们在这方面，不少单位和部门并没有认识到或没有引起足够的重视。最近某部门为了精简机构，竟然打算把情报所精简掉就是一例。情报部门缺乏系统性，就不能及时地、准确地、全面地为决策提供必需的资料。现在，不但基层而且上级领导部门，对本行业的有关资料的占有，也远说不上全面、准确。这样，在变化的环境中，在需要迅速决策的场合，就难免发生误差。这说明，管理信息系统的建立，不仅必要而且迫切。
管理信息系统是一种综合性的信息系统，它的含义比我们的情报所要广泛得多。就一个企业来说，除了技术情报外，财会方面的信息，销售、供应等方面的信息，都应纳入管理信息系统。各个部门无论什么时候要用什么资料，都可使用这个系统。显然，这种系统的特点是使企业组织中某个领域的信息能为组织中其他领域所使用。而目前我国传统的做法，财会方面的信息在财会处，销售、供应方面的信息在销售、供应部门，没有流动起来，也没有经过处理。与管理信息系统相比，前者提供的信息是原始资料，后者是提炼过的资料。对决策来说，哪一种准确度和时效更高，是显而易见的。
管理信息系统负责收集内部和外部两方面的信息，然后加以检查核实、提炼、分类、存储，还要为使用方便而编制索引，建立传输机构。由于信息量庞大，需要使用计算机进行存储，高级的还有电传打印设备。这些需要有一个独立的集中的信息中心加以管理。从表面上看，需要花费不小的投资，然而只要想一想，我们大多数的组织的效率多半是受管理人员所能得到的信息而决定的，即使管理信息的费用较高，但与错误决策造成的损失相比，却是不大的。另外，对管理信息系统的建设可以是逐步的，不需要一下子拿出很多投资，视单位大小，信息量多少，其费用也可多可少。
除了基层单位建立管理信息系统外，各行各业的最高管理部门也应建立管理信息系统，一来为上层决策提供服务，二来为基层咨询提供服务。