提高“办公室的生产力” [复制链接]

第7版()
专栏：英国通讯

提高“办公室的生产力”
本报记者　梁丽娟
在主要工业国家，40％以上的工业人口在办公室工作，与信息打交道。在英国，约三百万人在办公室工作，而整个英格兰只有四千四百万平方米的办公室面积。在寸金尺土的市中心，每平方英尺的租金要几十英镑。全世界每年的办公用纸如果连接起来长达二亿英里。在这些纸张上书写、打字、印刷需要大量人力，而每个人在办公室平均每十七分钟就要受到一次干扰。储存、运转这些文件又要占去许多办公室面积和人力物力。
2月下旬在伦敦巴比坎文化中心举办的第七届欧洲信息技术及办公室自动化展览，显示了新技术在“提高办公室的生产力”方面的最新成就，引起观众的浓厚兴趣。去年，这个展览的参观人数比前年增加了25％。办公室信息技术工业正以每年增加20％销售额的速度在发展。今年的展出摊位增加到八百三十个，美、日、西欧各家公司在这里展开了激烈的市场争夺战。
工厂自动化、办公室自动化和住宅自动化构成了信息革命的主要内容。办公室自动化的发展目前正进入第三阶段。第一阶段是靠少数人操作的电子计算机部门来带动整个公司的生产。第二阶段是八十年代初，公司安装若干台计算机终端，部门使用的计算机与中央计算机构成完整系统。第三阶段是各部门大量的个人用计算机，在本单位内部之间以及与外单位直接互相交换信息。将来的第四阶段将是通用各系统的信息技术。
据统计，12％以上的英国公司已有职员在家里的计算机终端上工作，其中小企业占5．6％，年营业额五亿英镑以上的公司占21％。计划五年后53％的小企业、74％的年营业额五亿英镑以上的公司能达到这个水平。目前英国使用最多的电子办公室设备是影印机，占97．6％，其次是电子打字机，占85．5％，文字处理机占78．9％，微型电子计算机占77．5％。
由于信息技术使用日益广泛，各家公司竞相推出多功能、小体积的产品，有的还削低售价或是强调产品的配套系统化或是提供完善的维修保养服务。买一台能造表、记账、开发票、清库存、写标准信件、校对拼写错误、储存文件等的多功能文字处理机，五年前要花一万英镑，现在花一千到三千英镑就能买到整个系统。多家公司都办理各种机的租赁业务。需用特制纸张、要人照看的静电复印机已为用普通纸张、能印彩色、能双面自动印或根据几十份不同原稿自动按不同份数印刷的电子复印机取代，而且速度已为每小时四千二百页。
机械打字机已逐渐为电动打字机取代。电子打字机发展更快，预计到1985年使用率将达到72％。它已用四周是字体的圆薄片代替圆球形字盘，可以更换几种字体。它还能记忆几页文字或常用段句，改动方便。电子传真机在最近四年内在全世界增加了一倍，已有一百万台，售价减了一半。只需通过电话线在一分钟左右将一页文稿传送到地球上另一地点，比电传更方便省钱。档案可以储存在磁带或薄片上，可制成小指甲片大的微缩胶片，大大节省占用的面积。与印刷机相连，可以随时印成文件。还有为计算机终端服务的各种资料公司，通过它们，资本家坐在案前可以随时知道股票交易所一千五百种债券的最新行情，编辑也可以调阅BBC、《卫报》、《经济学家》杂志、美联社两年内的文章或新闻，而不必钻到资料堆里找。
在1982年，英国使用文字处理机、微型电子计算机等办公室自动化设备的有二十万人，估计到1990年将有四百万人。今后十五年的电子档案将储存近一半的文件。英国议会的各种记录都已使用计算机储存，第二天就能通过计算机查阅。英国外交部经常要处理许多急电，但办理电报却往往要周转三天。现在外交部计划在三年内安装一千五百台微型电子计算机，一千四百台用于内部的电子邮递文件，另一百台用于文字处理机、档案管理、每日工作记录等。他们还打算为驻国外的使领馆安装行政管理和商业用的计算机，并已在驻美国、联邦德国的使馆开始使用。
但是，英国也有一些公司急于节省开支和人力，未经事先了解清楚，结果购买的电子设备不合适，使四分之一的办公室电子设备未能发挥作用，仅这方面，去年就花费了六千万英镑。（附图片）
图为英国一家公司的职员在家里的电子计算机上工作。