吉林省人民政府办公厅改进收发制度 创造集中收发信件办法 [复制链接]

第3版()
专栏：

吉林省人民政府办公厅改进收发制度
创造集中收发信件办法
编者按：吉林省人民政府办公厅所创造和实行的集中收发信件的办法，是可以提高工作效率，节省时间、人力、物力的。这是一个很好的创造，各地可根据具体情况，推广应用。
吉林省人民政府办公厅自去年十一月二十五日起试行集中收发信件的办法。半年多来，证明这种办法可以节省时间、人力、财力，和提高工作效率。吉林省人民政府直属的二十五个单位，分散在吉林市各区。过去，每天大批来往信件，都是由各单位的通信员送出；往往每个单位的通信员要跑遍全市，就这样有时还耽误了紧急的信件（如发信单位只有一个通信员，同样的信件送往很多单位，送到最后几个单位就过了时间）。同时，通信员送信时，每到一个单位，都得从背包往外拿信，因此丢失信件的现象也时常发生。这种通信和收发的方法，在人力、物力和时间等方面，都有很大的浪费。在反贪污反浪费反官僚主义运动中，吉林省人民政府办公厅研究了这种情况，并召开了各单位通信员会议进行讨论，最后印制了统一的收发文簿，设立“集中收发站”，规定每天午前十点钟和午后三点钟，各单位通信员携带本单位往外发的信件，到“集中收发站”交换。（各单位最紧急的信就另派专人送。）每个单位的通信员在“集中收发站”发出信件同时，收回其他单位交本单位的各种信件。具体办法是：例如第一个收信单位是财政厅，各单位的通信员把给财政厅的信都交给财政厅的通信员；财政厅的通信员则在另一单位收信时交出要发的信件。最初二十五个单位，平均每次交换二百多封信，用三十分钟到四十分钟的时间。现在参加集中收发的三十多个单位，交换时间已减少到二十分钟至二十五分钟。积压信件和丢失信件的现象已经消失。
实行这种办法，节省了时间、人力和财力，提高了工作效率。吉林省人民政府直属二十五个单位，已经减少了六个通信员。如吉林省人民政府办公厅原有七个通信员，从早到晚送信，有时还积压信件；实行这个办法以后，马上就抽调三名通信员做其他工作，剩下的四个人做七个人的事情，时间还充裕。平均算来：过去二十五个单位的三十四个通信员，每人每天八小时的工作，现在二十八个通信员，每人每天四小时就做完了，节省了约百分之七十的人力，还缩短了送信时间。各单位的通信员送信时，都骑自行车，过去每天不停地跑，现在每天只跑两趟，可延长自行车的“寿命”，自行车修理费也大大减少了。由于集中交换信件，各单位通信员直接和内收发（文书）办理收发手续，取消了外收发的登记过程。实行这种办法，也加强了通信员的责任心。过去通信员送信时，只把信件送去。现在通信员兼做了外收发，不但把往外发的信送去，同时还把收的信收来，并在别的单位发文簿上盖章负责。吉林省人民政府劳动局在实行这种办法之后，减去了外收发人员。实行这种办法，通信员还能起公文催办员的作用。过去文书有时工作拖拉；现在发信时间固定了，到发信的时候，通信员就去催，所以文书工作也随着紧张起来。过去通信员由于工作忙，没有学习时间，实行了这个办法以后，每天都能按时学习，并且还可以做些其他的工作。（石果）