对改进收发工作的建议 [复制链接]

第2版()
专栏：读者来信

对改进收发工作的建议
编辑同志：我是做机关秘书工作的。我想到各大小机关的收发情况：大的机关，从“总收发”到“科收发”、“股收发”、“组收发”等等，多至十几道手续；小一些的机关，也有三、四道手续。一文件，往往要同样地“登记摘由”好多回，实在繁赘；如果不登记，却又不容易查考。我建议改用一种“备查簿”。文件进门后，除总收发登记摘由外，分到科里、组里就不再摘由，只要随手登个收文号码，移转时在“备查簿”上依次签收就可以了。总收发每半月或一月去各科查一下，看看有无漏登的。如果无漏登的，一望就知道有多少文件未办，文件在何处。归档后，管档的人也只须分类归卷即可，不必再摘由。发文也同样地用“备查簿”。本来每个科有一个专职收发，说忙不忙，说闲不闲，现在可以不要了，只须其他人员顺便登记一下就行。管档也不必设专人了，可由文书或收发兼办。本来登记一文件一次约需五分钟，现在移转时只要五秒钟就可以了，并且还节省了纸张。这个建议，已在我处试行。我认为，这种办法在一般专区、县级的合作总社，在某些国营公司，或在比较“人少事繁”的机关，是可以采用的。我对这种办法还考虑得不周到，缺点一定很多，特提出来供各机关做收发工作的同志参考。
安徽省合作总社滁县专区办事处　许国光